Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Klasörler

• Gelen Klasörü: Gereği ve Bilgi klasörlerinden oluşmaktadır.
  Gereği: Kullanıcıya işlem yapması için gelen belgeler bu klasörde bulunmaktadır. Kullanıcılar “Gereği” klasöründeki belgeleri kendilelerine “Bilgi” olarak havale edebilirler.
  Bilgi: Kulllanıcı bilgilendirmek için gelen belgeler bu klasörde bulunmaktadır.
  Giden Klasörü: Kullanıcı tarafından gönderilen belgeler bu klasörde bulunmaktadır.
  Taslak Klasörü: Kullanıcının daha sonra kullanmak üzere kaydettiği dokümanlar bu klasörde bulunmaktadır. Kullanıcılar taslak klasöründe bulunan belgeleri sağ klik aç yapmadan silebilirler veya imzalayabilirler. Kullanıcılar taslak klasörünün üzerine sağ klik yaparak Geri Dönüşüm Kutusu butonuna bastıklarında sildiklieri belgeleri görüntüleyebilirler.
  NOT: Klasörlerde birden çok sayıda ve birden çok sayfadan belge seçildiğide belgeler sistem tarafından hafızaya alınır ve işlem yapılabilmesine olanak sağlar.
  
  
  • 

    Şekil 5

  
  

Belge Listesi

Klasör seçimi yapıldıktan sonra klasörde bulunan belgeler Belge Listesi alanında listelenir. Belge Listesi alanında; belgenin konusu, gideceği kurum veya birim, geliş tarihi ve saati, işlemi, belgeyi gönderenkişi bilgileri görüntülenir (Şekil 5-2.Alan). Klasörlerde sayı, konu, tarih, gönderen,alan gibi tüm bilgileri aynı olan mükerrer kayıtlar kullanıcılar tarafından kaldırılabilmektedir.
Belge listesi alanında belge özelliklerine göre ikonlar bulunmaktadır (Şekil 5.1).
- E-imza, belgenin elektronik imza ile imzalandığı bilgisidir.
- Çalışma dosyası, belgenin çalışma dosyasın akaldırıldığı bilgisidir.
- Not, belgeye not eklendiği bilgisidir.
- Ek-İlgi, belgeye ait ek veya ilgi olduğu bilgisidir.
- Gizlilik, belgenin gizli veya çok gizli olduğu bilgisidir.

-Hızlı Arama

Belgelerin barkod numarası, belge sayısı, belge konusu, dağıtımda ve havalesinde bulunan kullanıcı ve birim gibi kriterlerle aranabileceği alandır (Şekil 5.2-1.Alan). Belge listesi alanındaki yenile butonu ile belge listesini yenileyebilirsiniz (Şekil 5.2-2.Alan)

-Filtreleme

Belgelerin işlem türlerine ve belge kategorisine göre filtrelenmesi sağlanır. Belge listesinde bulunan herhangi bir belge üzerinde sağ klik-filtreleme seçilerek filtreleme yapılabilir (Şekil 5.3).

-Dosyaya Kaldır

Belgelerin Dosya Planlarına göre arşivlenmesi sağlanır. Dosyaya kaldırılmak istenen belgeye tıklanır, sağ klik-dosyaya kaldır seçilir. Açılan “Dosya Seçiniz” ekranında seçilen belgenin, belge oluşturma sırasında atanan dosya planı/planları gelmektedir mevcut dosya planına kaldırılmak istenirse Kaydet butonuna tıklanır, dosya planı güncellenmek istenirse güncelleme alanından yeni dosya planı seçilir güncelle butonuna tıklanır kaydet butonuna tıklanır, dosyaya kaldırma işlemi iptal edilmek istenirse İptal butonuna tıklanır (Şekil 5.4). Kaydet butonuna tıklandığında arşiv notu ekleme ekranı açılır, belgeye not eklenmek istenirse evet butonuna tıklanır, açılan ekranda arşive kaldırma işlemi ile ilgili not eklenerek Tamam butonuna tıklanır (Şekil 5.4.1). Belgenin arşive kaldırılması için gerekli üstyazı oluşturulur Taslak Klasörünüze kayıt edilir (Şekil 5.4.2). Taslak Klasörünüzde Belgelerin Arşive Kaldırlıması adıyla oluşturulan dosyaya kaldırma üst yazısını (Şekil 5.4.3) sağ klik yapıp açılır gerekli kontroller yapıldıktan sonra birim yöneticisinizin imzasına sunulur.

Dosyaya kaldırma üst yazısı oluşturulduktan sonra üst yazınız çalışıyor olarak göründüğünüz birimin yöneticisinin imzasını alıp arşivleninceye kadar (Şekil 5.4.4)’ de olduğu gibi işaretleme yapılmaktadır. Dosyaya kaldırma yazıları akış aşamasında içeriksel olarak düzenlenebilir ve düzenlenen yazıların ilgileri ve dağıtım alanları kilitle olarak görüntülenir. Dosyaya kaldırılan yazının tarihçesinde hangi barkod numaralı belge ile arşive kaldırıldığı bilgisi görüntülenmektedir.

-Versiyonlar

Belgeler üzerinde, reddetme, geri çekme işlemleri yapıldığında veya belge üzerinde akış aşamasında bir değişiklik yapıldığında versiyon almaktadır. Belgeler ait versiyonlar sağ klik-versiyonlar ile görüntülenmektedir. Versiyonu görüntülenmek istenen belge seçilir sağ klik - versiyonlar seçilir. Açılan “Versiyonlar” ekranında belgeye ait versiyonlar listelenmektedir. Görüntülenmek istenen versiyonun yanında bulunan sayfa ikonuna tıklandığında versiyon görüntülenir, yazıcı ikonuna tıklandığında belge yazdırılmaktadır (Şekil 5.5).
Not: Versiyonlar yetkiye bağlı olarak görüntülenir.

Belge Önizleme Alanı

Belge listesi alanında listelenen belgelerin önizlendiği alandır. İçeriği görüntülenmek istenen veya işlem yapılmak istenen belgeler seçilir, belge içeriği önizleme alanında görüntülenir. Belgelerin önizleme ekranında;
Paraf ve İmzaları Göster, belge üzerindeki paraf ve imza bilgisini göstermek veya gizlemek için kullanılır.
Barkodu Göster, belgeye ait barkod bilgisini göstermek veya gizlemekiçin kullanılır.
Not ekle, belgeye kişisel not eklemek için kullanılır (Şekil 5-4. Alan).

Butonlar

Butonlar, kullanıcı veya birim klasörlerinde bulunan belgelere yapılması gereken işlem türüne uygun olarak değişmektedir. Butonlar alanında;

• Reddet butonu ile belge not yazılarak reddedilir.Reddet butonunun sağında bulunan ok ile Değiştirerek Reddet tıklayarak, editördeki belge üzerindeki gerekli düzenleme yapılır Reddet butonuna tıklanıp reddedilebilir. Red edilen belge, oluşturan kullanıcıya değiştirilen alanlar gösterilecek şekilde gitmektedir (Şekil 5-4. Alan). Red işleminde akışta bulunan kullanıcılara, belgenin Red edildiğine dair bilgi maili gönderilir.
  
  Not : Düzenlenen alanlar mavi ve altı çizili bir şekilde durmaktadır. Değiştirilen bu mavi alanlar sadece belge düzeltilirken ve belge düzenleme ekranlarında görüntülenir.
  
  
• İmza butonu ile seçili olan belge imzalanabilir (Şekil 5.4. Alan). Bilgisayarda herhangi usb girişine kart okuyucu takılıyken, imza butonuna tıklandığında açılan imza ekranında PIN alanına e-imza şifresi girilip, İmza butonuna tıklanarak belge imzalanır (Şekil 6). Birden çok belge seçilerek imza veya paraf atılabilmektedir.
  
  Not: Kullanıcılar şerh notu eklemek için imza butonuna tıkladığında karşımıza gelen ekranda pin alanının altında ki şerh ekle butonuna tıklayarak şerh ekleyebilirler.
  
  
• • 
Not:Belgeyi imzalayacak veya paraylayacak kullanıcılar tarafından belge üzerinde düzenleme yapılması isteniyor ise belgelerin listelendiği alanda sağ klik tıklanılarak aç butonu seçilir.Aç butonuna tıkladığımızda karşımıza belgenin içeriğini,belgenin dağıtımını,akışını düzenleyebileceğimiz alan karşımıza gelecektir.Burada kullanıcılar isterse akıştan bir kullanıcıyı çıkarıp başka bir kullanıcıyı ekleyebilir veya belge içeriğinde ki cümlelerle ilgili düzenlemeler yapabilir.

Not:Bir belge son imzasını aldıktan sonra belgeyi oluşturan kullanıcının gereği klasörüne “Havale Bekliyor” işlem türünde düşecektir.Bu kullanıcılar belge üzerinde sağ klik tıklama işlemi yaparak birim evraka gönde butonuna tıklanır.Belge birim evraka gönderildiğinde birim evrak klasörlerini görüntülemeye yetkili kullanıcılar tarafından havale ekranında ki “Dağıtımı Uygula” butonuna tıklayarak ilgili birimlere dağıtımı gerçekleştirilir.Eğer dışarıya gönderilecek bir belge ise belge üzerinde sağ klik tıklanılarak dışa gönderme butonuna tıklanılır ve karşımıza gelen ekrandan dışa gönderme kaydı düşülür.

Not: Kullanıcıların belgeleri imzalayabilmeleri için e-imza sürücülerinin bilgisayarına yüklü olması gerekir.


• • 

    Şekil 6

• Yazdır butonu ile belgeler yazdırılır (Şekil 5-4.Alan). Yazdırma işlemi yapılırken sayfa aralığını seçebilirsiniz.
• Dışa Aktar butonu ile belgeler kullanıcı bilgisayarına kaydedilebilir. Dışa aktarılmak istenen üstyazı ve ekler açılan ekranından belirlenebilr ( Şekil 5-4 Alan)
• Havale butonu ile belgeler kullanıcı veya birimlere gereği veya bilgi olarak havale edilir. Açılan havale ekranında Birim, Kullanıcı ve Dağıtım Grubu olmak üzere 3 farklı havale yolu bulunmaktadır. Arama yapılarak listelenen birim veya kullanıcıya çift tıklanarak dağıtım alanına eklenir (Şekil 5-4 Alan). Dağıtım yapılacak birim veya kullanıcılar eklendikten sonra her bir dağıtım yeri için Özel Not yazabilir.Özel not eklemek için Dağıtım alanındaki dağıtım yerlerinin yanında bulunan Notlar butonuna tıklanır açılan not penceresine, dağıtıma özel not eklenir.
  Havale işlemi gerçekleştirilen bütün birim veya kullanıcılar için Genel Not yazabilir (Şekil 7- 6.Alan).
  Havale işlemi birim yetkisine bağlıdır. Bu yetkiye sahip olmayan kullanıcılar sadece Havale Bekliyor işlem türündeki yazılarını birim evraka gönderebilirler.
  Dağıtım birimleri listesinde Ebys kullanmıyor olarak işaretli birimlere havale yapılmak istendiğinde uyarı alınır.
  Kayıtlı Listeler sekmesinden, daha önce kayıt edilmiş dağıtım yerleri eklenebilir, yeni dağıtım listeleri oluşturulabilir.
  Birimim sekmesinden, kullanıcının çalıştığı birimdeki ve yönetim birimindeki kullanıcılar altındaki tüm birimlerde çalışıyor olarak görünen kullanıcıları listelenerek çift tıklama ile dağıtım alanına eklenebilir ( Şekil 7).
  
• İade Et butonu ile belgeler iade edilir. İade işlemi aynı yönetim birimi içerisinde yapılabilir. Farklı yönetim birimlerinden gelen belgelere iade işlemi yapılamaz (Şekil 5-4.Alan).
• Cevapla butonu ile gelen belgeye cevap oluşturabilirsiniz. Belge cevaplandığında ek ve ilgileri ile birlikte cevaplanmış olacaktır. Birden çok belgeyi seçip sağ klik yaparak cevaplama işlemi yapılabilir.
  
  • 

    Şekil 7

• Tarihçe butonu ile belge üzerinde gerçekleştirilen bütün işlemler görüntülenebilir. Tarihçe, Kullanıcıların çalışıyor olarak göründüğü birimin bağlı olduğu Yönetim birimi ve alt birimlerinde yapılan işlemleri gösterecek şekilde kısıtlandırılmıştır.Tarihçe ekranında;
• Liste sekmesinde, belge üzerindeki tüm işlemler sırası ile görüntülenir ( Şekil 8).
  • 

    Şekil 8

• Çizelge sekmesinde, belge üzerindeki imza, sevk ve havale işlemleri çizelge (tarih aralığı) şeklinde görüntülenir (Şekil 8.1).
  • 

    Şekil 8.1

• Akış sekmesinde, belgenin tüm onay süreci görüntülenir. Akış sekmesinde bulunan Versiyonlar alanı ile her vesiyona ait akış listenebilir. Belge versiyonları yazının oluşturulduğu birim, yazının oluşturulduğu birimin bağlı olduğu yönetim birimi ve altındaki birimler dışında ki birimlerde sadece son versiyonu görüntülenebilmektedir.Yazının oluşturulduğu birim,yazının oluşturulduğu birimin bağlı olduğu yönetim birimi ve altındaki birimler ise tüm versiyonlarını görüntüleyebilmektedir. (Şekil 8.2).
  • 

    Şekil 8.2

• Havale sekmesinde, belgeye ait havale işlemleri görüntülenir (Şekil 8.3).
  • 

    Şekil 8.3

• Diğer sekmesinde, belgeye ait dışarı aktarma, yazdırma, okuma ve örnek oluşturma işlemleri görüntülenir (Şekil 8.4).
  • 

    Şekil 8.4

-Sağ Klik İşlemleri

Bu işlemler butonlarla yapılabildiği gibi ilgili belge seçilerek sağ klik işlemleri ile de yapılabilir (Şekil 10.1).

• Örnek Oluştur: Seçilen belge ile aynı üstveri ve içeriğe sahip yeni bir taslak oluşturulması için kullanılır.
• İlişkili Belgeler: Belge ile daha önceden ilişkilendirilmiş belgeleri görüntülemek veya belgeye yeni ilişkili belge eklemek için kullanılır. Açılan İlişkili Belgeler ekranında belgenin üzerine sağ klik yapılarak ‘İlişki Ekle’ seçeneği ile belgeye yeni ilişkili belge eklenebilir (Şekil 10).
  • 

    Şekil 10

• Filtreleme: Belgeleri, işlem türüne veya dahaönce belirlenen belge kategorilerine göre listelemek için kullanılır.
• Belge Kategorileri: “Ayarlar” bölümündeki ‘Belge Kategorilerim’ sekmesinden yeni belge kategorileri oluşturabilir (Şekil 10.1). Oluşturulan kategoriler belge üzerine sağ klik- Belge Kategorileri seçeneği ile eklenebilir (Şekil 10.2).
• Dosya Planı: Belge oluşturulurken belgeye atanan dosya planı numarasını göstermek için kullanılır.
  • 

    Şekil 10.1

  • 

    Şekil 10.2

Üstveri Alanı

Konu, İşlem, Tarih, Barkod Numarası, Ek, İlgi gibi bilgilerin görüntülediği alandır. Ekler veya ilgiler, bir kez tıklandığında önizleme ekranında, çift tıklandığında ise yeni sekme açarak görüntülenmektedir.

Oturum Açan Kullanıcı Bilgisi

Oturum açan kullanıcının adı ve soyadı bilgisidir.

Oturum Açan Kullanıcı Birim Bilgisi

Oturum açan kullanıcının çalışmakta olduğu birim bilgisidir. Linke bir kez tıklandığında şekildeki gibi birime ait bilgiler görüntülenmktedir (Şekil 11).

EBYS Versiyon Bilgisi

Programın güncelleme aldığı tarih ve versiyon bilgisini göstermektedir.

-Ayarlar

Programdaki kişisel ayarların yapıldığı ekrandır. Açılan “Ayarlar” ekranından iletişim bilgileri doldurulmalıdır. Doldurulmadığı takdirde yeni taslak ekranı açıldığında sistem, iletişim bilgilerinin doldurulması gerektiğine dair uyarı verir. Sistem içerisinde oluşturacak belgelerin en alt kısmında yer alan iletişim bilgilerinin girildiği alandır (Şekil 12).

İmza Bildirimi

İmzalama işleminin hakkında durum bilgisi verir.

Yardım

Çevrimiçi içerik duyarlı EBYS kullanım kılavuzuna yönlendirmektedir.